J’hésite: à votre avis, Xambox ou « à l’ancienne » ?
4 juin 2008 - 27 commentaires
Un de mes défaut se trouve dans le retard que je prends facilement du coté du rangement des papiers.
Pour ma défense, il faut avouer qu’avec la création d’une entreprise on est littéralement assailli de courriers en tout genres (quel gâchis…)
Le cabinet d’experts comptables qui s’occupe d’Hellotipi étant situé à Toulouse, je suis régulièrement amené à envoyer des documents sous forme numérique (PDF+mail)
Il existe une solution qui me semble tout à fait adaptée à mes besoins: la Xambox
Mais à environs 2000 € TTC la bestiole (+ les « recharges ») j’hésite.
[dailymotion x1keoz]
Un point positif important: Les documents produits sont des PDF donc dans un format pérenne (même si pour une raison ou une autre on a plus de Xambox)
Alors à votre avis, Xambox ou je vais m’offrir plein de jolies bannettes multicolores ?
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Discussion:
J’ai déjà envisagé d’acheter une Xambox mais quand tu y réfléchis, ça fait cher le scanner + soft OCR + soft recherche => « packagé ».
2000€ ça me parait tout de même excessif, mais il y a de l’idée …
Pour ma part, un simple scanner me suffit. Je scan, et j’imprime dans un format PDF à l’aide de PDF Creator. Avec un bonne logique de classement des fichiers et des papiers, il est facile de retrouver les documents.
Du coup je viens de penser à une chose. Il existe des outils pour Windows pour modifier très simplement la couleur d’un dossier. Il ne reste plus qu’à adapter la couleur du dossier à la couleur de la bannette ou du classeur, ça permettrait déjà un petit gain de temps.
Dans tous les cas, mieux vaut ne pas poser la Xambox à proximité du destructeur de documents, sous peine de devoir passer ses week-end à faire des puzzles
C’est clairement plus cher que le prix des composants pris un à un mais là au moins je suis certain que ça marche (tandis que si je m’amuse à composer une solution perso, rien n’est moins certain)
Je la veux cette box !! Mais pas ce prix, qui me parait presque être celui d’un proto… Bon aller, achetez-la tous, ça fera baisser son prix…
C’est une solution de GED personnelle en fait, ce qui devrait faciliter la recherche de documents mais ne répond pas au besoin de rangement des documents papiers. Car tu devras de toutes façons garder les originaux
certains documents n’ayant valeur que sous cette forme!
Clairement une GED est intéressante lorsqu’il y a travail collaboratif et à distance sur les documents en question. Cet outil n’est pas nativement destiné à solutionner les problèmes liés au « tout papier ».
DEUX MILLE EUROS ???
Ma réponse est dans ma question
Xu> je n’ai pas l’intention d’en acheter 50 non plus
SolutionFramework> y’a gourance mr, le bouzin organise aussi le rangement et la recherche de l’original (c’est expliqué dans la vidéo)
isophe> il faut mettre dans la balance le temps gagné (qui me semble non négligeable)
la voix du gars est très parodique. On dirait du Groland sérieux !
Pour le moment, je m’envoie tous ce qui est important sur un compte gmail.
Pour le papier, j’archive dans un classeur.
Mais je vois bien les limites du système et j’espère que quand ça ne tiendra plus, alors aladom aura atteint la taille qui lui permettra d’avoir une assistante…
Effectivement pour une PME c’est une excellente idée. A priori simple, facile et efficace. Bref gain de temps donc…
Thomas Henri, le fondateur de Xamance est un très bon copain (et ancien voisin de residence etudiante)
on a deja parlé de Xambox sur Discounteo (à prix Discounté)
si ça t’interesse vraiment je peux le relancer à ce sujet
Daniel> Que le monde est petit
Je suis vraiment à la recherche d’une solution de ce type donc je suis preneur pour une mise en contact.
Sinon voici comment j’imagine organiser les choses de manière nettement plus économiques:
- un scanner avec chargeur + OCR pour produire les PDF indexables (HP ScanJet N6010 ~500€ très bien noté)
- Des boîtes télescopiques Easypac (15€ les 20)
Chaque mois je change la boite, les feuilles tombent dedans et j’indique le mois et l’année dans le nom de chaque fichier PDF (automatiquement).
Pour retrouver un document j’utilise Google desktop: soit j’imprime le PDF soit je vais le récupérer dans la bonne boite.
(il ne faut pas qu’il y ai trop de documents chaque mois, sinon je rajouterai des intercalaires pour les jours du mois: du 1er au 5, du 6 au 10 etc…)
Jouable non ?
Seul soucis, au bout de quelques temps tu seras à la recherche d’une solution pour organiser les boites
Ton billet m’a donné envie de mieux m’organiser, du coup je vais partir, je pense, sur la solution des dossiers de couleur, des noms de fichiers intuitifs, et des boites couleur de ce type là : http://www.ipsopresto.com/fournitures-de-bureau/boite-rangement-bo-te-en-carton/boite-rangement-en-carton_IPMR286.html
Une solution qui me semble on ne peut plus économique, et suffisante pour le moment.
En tout cas, c’est un bon sujet que tu as abordé là, car je me rends compte que c’est une partie que je dois revoir …
Le problème du stockage des boites s’applique aussi à la Xambox non ?
Mrboo, je suis en train d’adopter une solution maison un peu comme tu le décris sauf que je scanne mais je ne fais pas l’ocr…j’enregistre dans un BDD les données de classement de la pièce comptable.
Julien> du coup tu es obligé de décrire « manuellement » chaque page ?
Oui mais en gros c’est quoi la description: je sélectionne dans une liste déroulante la société concerné par le papier, je mets le numero de facture si c une facture et un intitule et je choisis une categorie…..en gros j’ai calculer cela me prend 1 min 30 dans le cadre d’une société / formalité déjà enregistré et 2 min30 si c un nouveau type de document…..donc c’est tranquille. Le système je l’utilise surtout pour les factures à payer, c’est surper pratique car je mets un cron d’alerte à J-2 paiement et à J, du coup je n’ai pas à me rappeler de tout.
L’automatisation c’est la clé quand on n’a pas un administratif en délégation
Hello François,
J’avais rapidement croisé le créateur de la Xambox dans les couloirs de BFM, à l’occasion de mon passage à la BFM Académi. Il venait d’enregistrer son émission juste avant moi. Son truc est clairement pas mal. J’avais trouvé ca sympa. En revanche, je trouve ca chéro.
Pour 1000€ tu peux trouver une imprimante multifonctions avec scanner (où tu fous une pile de papier et il te les scan automatiquement et te les envoie par email en PDF). Couplé avec un petit OCR + Google Desktop Search, tu as l’équivalent d’une Xambox. En revanche, tu auras toujours le pb d’où se situe le papier.
tu as toujours la possibilité du broyeur, 35 euros chez lidl
La société qui m’employait juste avant de le licencier, vend justement ce genre de matériel et logiciel. Mais en gros t’as besoin d’un scanner et d’un soft d’indexation.
Le matériel permet de faire du scan to email ou du scan to FTP, ou encore du scan to SMB facile à transmettre, les noms de fichier peuvent être saisis au moment du scan.
Un soft complémentaire permet de faire l’indexation.
C’est surtout nettement plus universel que la solution Xambox.
François, si ça t’intéresse, tu as mes coordonnées
Bruno
Bonjour,
En effet, le principal avantage est le gain de temps: les premiers retours des médecins par exemple montre un gain d’ 1/2h par jour. A 20€ la consultation de 15 minutes, ça chiffre à 10k€/an… ça amorti vite la Xambox.
L’idée vient de ma personnalité: je suis bordélique et impatient: je ne supporte pas de perdre du temps d’où l’idée de ne pas passer de temps à classer, trier ni chercher, mais de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée (et plus marrante en général
)
Ca permet aussi un gain de qualité (retrouver les doc rapidement en cas de contrôle, de litige etc.; permettre à un nouveau venu de retrouver vite les documents en cas de trunover ou croissance forte), et est compatible avec des systèmes de GED (pour injecter les documents papiers.
On développe aussi des produits spécifiques (pour des bons de livraison par exemple: chaque chauffeur jette ses BL dans la Xambox qui les analyse, reconnaît le N°, plublie la preuve de livraison sur l’extranet -pour l’expéditeur-, déclenche la facturation etc…).
>stArk : en effet, il faut que je travaille ma voix
, on a un reportage TV avec une voix plus sexy http://www.dailymotion.com/relevance/search/xamance/video/x3sp3d_classement-de-papier-sans-trier_ads
>Daniel : pour la petite histoire, ça carbure bien, on vient de monter une boite US et avons vendu ds une vingtaine de pays… un peu débordant, mais plutôt sympa
A mon sens l’indexation physique est importante pour les documents qu’il faut absolument garder physiquement :
un contrat, des avenants etc.
pour ce type de document la xambox apporte un plus
Je pense vraiment que son entrepreneur devrait travailler sur le prix, un peu à la
Henry Ford, car en la produisant en plus grande série les prix pourraient baisser et donc être accessible à un plus grand nombre d’entreprises (les Tres Petites Entreprises).
Cela ferait baisser les prix et amorcerait un cercle vertueux
pour les autres documents , qui ne nécessitent pas de garder le papier mais seulement l’information : une facture France Telecom par exemple, ou EDF, le scanner garde un intéret de pouvoir faire des recherches electroniques et de prendre moins de place à stocker.
Pour ce dernier cas scanner puis ocr suivi d’un rangement physique par type de document et selon la quantité par mois et par ans peut suffire.
Permettant ensuite d’archiver le papier dans un endroit style cave ou garage le temps legal associcé en guise de secours ou un simple secours electronnique.
avec une boite par type de papier, quand il n’y a pas trop de type different ça peut se faire sans l’indexation physique de la xambox
Mais en gardant le scanner, l’ocr.
J’ai trouvé une vidéo plus récente de la Xambox disponible ici : http://www.dailymotion.com/relevance/search/xambox/video/x2telu_le-classement-chaotique-par-xamance_tech
Bien sûr, un scanner, une OCR, des PDF c’est très bien mais la Xambox gère aussi le papier (on range plus dans nos classeurs) et je ne connais pas d’autres solutions qui font ca… et puis surtout : elle nous dit où sont rangés les docs dans les boites à papiers! Un tracker de factures, je trouve ça génial !!!!
Bonjour à tous,
en lisant tout cela après une documentation sur le net voila ce que j’en conclu:
Xambox = super produit
Par contre son réseau de distribution = Vraiment mal fait.
Je suis dans le commerce, j’ai une société et si je travaillais comme eux c’est clair que j’en vendrais au compte goute…
Aucun possibilité de trouvé un prix public clair, non dispo chez les gros grossiste en France.
Vraiment je me demande ce qu’attend le concepteur de cette super machine, il attend que société chinoise fasse des contre façons et les vendre sur Ebay !
Sincèrement si le concepteur lis mon message qu’il me contact car je lui donnerai mon avis sur son problème de distribution.
Ou alors quand il sera au point, il existera plein de produit similaire à la Xambox à prix cassé.
Sans compter que techniquement c’est vraiment tres tres tres simple à faire comme machine , l’idée est geniale mais à réalisé le projet ne coute pas cher à réaliser il n’y a pas bcp d’etude de projet à faire. Donc à mon avis il faut mettre la gomme pour la distribuer le premier afin que Xambox devienne une référence.
Sinon et bien il existera une autre Xambox d’une autre marque cela fera un peu comme Palm qui etait super novateur et qui à tout perdu .
@+ Nicolas.
Bonjour,
Je suis absolument fan de cette solution. Je pense réellement qu’elle est source de gain de productivité et qu’elle solutionnerait efficacement, rapidement et intuitivement les problèmes de gestion de documents (essentiellement pros, mais pas seulement … ).
Il est vrai que son réseau de distribution (en France au moins) semble pas très étendu, et trop peu connu. Et son prix me semble clairement trop élevé, surtout pour les TPE/PME (car les Grands Comptes privilégient probablement des solutions Xamance intégrées à leur ERP…).
Bref, je serai un jour détenteur de cette bécane, c’est sûr, mais quand le prix sera (beaucoup) plus bas …
NB : il existe une solution de « location » qui me semble pour le coup beaucoup plus avantageuse : 75 euros / mois je crois… A réfléchir
Hello ! j’ai découvert la Xambox à 800€ HT, et je me demandais si c’était vraiment réel, vu ce que je lis ici ça existe, trop contente ! On peut l’acheter directement en ligne sur le site de Xamance http://www.xamance.com